Politică de Confidențialitate

Operatorul de date

În sensul Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR — Regulamentul UE 2016/679) și a legislației române privind protecția datelor cu caracter personal, operatorul datelor tale personale este:

Ca expert contabil, Prestatorul este obligat prin lege și prin Codul etic CECCAR să respecte confidențialitatea informațiilor primite de la Clienți, indiferent de natura acestora.

Ce date colectăm

În funcție de modul în care interacționezi cu noi, putem colecta următoarele categorii de date:

Date colectate prin Site

• Date de contact — nume, prenume, email, număr de telefon, atunci când ne contactezi prin formular sau email.
• Date tehnice — adresă IP, tip de browser, sistem de operare, pagini accesate (prin cookie-uri și analiză anonimă).

Date colectate în cadrul colaborării contractuale

• Date de identificare ale firmei — denumire, CUI, sediu, registru comerț, asociați, administratori.
• Date personale ale reprezentanților — nume, prenume, CNP, serie/număr CI, adresă, telefon, email.
• Date personale ale angajaților Clientului (pentru serviciile de salarizare) — date de identificare, date din contractul de muncă, date bancare pentru plata salariilor, date privind starea de sănătate (concedii medicale).
• Date financiare — informații din documentele contabile, extrase de cont, facturi, contracte comerciale.

Scopuri și temei legal

Prelucrăm datele tale personale exclusiv pentru scopuri determinate, explicite și legitime, pe baza unor temeiuri legale clare:

Cui transmitem datele

Datele tale personale pot fi transmise următoarelor categorii de destinatari, doar atunci când este necesar pentru îndeplinirea scopurilor descrise mai sus:

• Autorități publice — ANAF, Inspectoratul Teritorial de Muncă, Casa Națională de Pensii Publice, Casa Națională de Asigurări de Sănătate, Inspectoratul General pentru Imigrări, instanțe judecătorești — în baza obligațiilor legale.
• Furnizori de servicii IT — găzduire web, software de contabilitate, semnătură electronică, servicii cloud, doar pe bază de contracte care includ clauze stricte de confidențialitate și prelucrare conformă GDPR.
• Bănci — pentru efectuarea plăților salariale ale angajaților Clientului.
• Auditori, consultanți juridici sau fiscali externi — doar cu acordul scris al Clientului, atunci când contextul o impune.

Nu vindem și nu transmitem datele tale către terți în scopuri de marketing sau publicitate.

Durata stocării

Păstrăm datele tale personale doar atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate, conform următoarelor termene:

• Documente contabile, financiare și fiscale — 10 ani de la data întocmirii, conform Legii contabilității nr. 82/1991.
• State de plată și documente salariale — 50 ani, conform Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naționale.
• Date privind contractul — pe toată durata contractului plus încă 3 ani după încetare (termenul general de prescripție).
• Date colectate prin Site (cereri de ofertă, contact) — maxim 2 ani de la ultima interacțiune, în lipsa unui contract.
• Cookie-uri analitice — maxim 13 luni (conform recomandărilor ANSPDCP).

După expirarea termenelor de mai sus, datele sunt șterse sau anonimizate în mod ireversibil.

Drepturile tale GDPR

Conform GDPR, ai următoarele drepturi în raport cu datele tale personale prelucrate de noi:

Pentru a-ți exercita oricare dintre aceste drepturi, ne poți contacta la office@smartconta.eu. Vom răspunde solicitării tale în maxim 30 de zile, conform GDPR.

Cookie-uri și tehnologii de stocare

Site-ul nostru folosește un număr minim de cookie-uri și tehnologii similare (localStorage), strict necesare pentru funcționare sau, opțional, pentru analitică anonimă. Nu folosim cookie-uri de marketing, retargeting sau profilare comportamentală.

Lista completă a cookie-urilor și stocării active

Cookie-uri opționale (pe baza acceptării)

În prezent, site-ul nu folosește cookie-uri opționale. Dacă în viitor vom integra servicii precum Google Analytics, Meta Pixel sau alte tehnologii similare, acestea se vor încărca doar dacă ai apăsat "Acceptă toate" în banner-ul de cookies. Refuzarea (sau apăsarea "Doar necesare") va bloca automat aceste scripturi.

Cum îți modifici preferințele

Poți retrage sau modifica oricând consimțământul acordat pentru cookies:

→ Modifică preferințele cookie

De asemenea, poți controla cookie-urile direct din setările browser-ului tău (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Reține că ștergerea cookie-urilor strict necesare poate afecta funcționalitatea formularului de contact.

Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele tale personale împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau divulgării accidentale:

• Criptarea comunicațiilor (HTTPS/SSL).
• Acces restricționat la datele Clienților, doar pentru personalul autorizat și sub obligația profesională de confidențialitate.
• Software de contabilitate cu mecanisme de autentificare și jurnalizare a accesului.
• Backup-uri periodice ale datelor.
• Politici interne de securitate și instruirea personalului.
• Acorduri de prelucrare a datelor cu toți subcontractanții GDPR-conformi.

Cu toate acestea, nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu este 100% sigură. În cazul unei brese de securitate care ar putea afecta drepturile și libertățile tale, te vom notifica conform obligațiilor GDPR.

Transferuri internaționale

Datele tale personale sunt stocate și prelucrate, în principal, pe teritoriul României sau în Uniunea Europeană.

În cazul în care unii dintre furnizorii noștri de servicii IT au sediul în afara Spațiului Economic European, transferul se face doar pe baza unor garanții adecvate prevăzute de GDPR (clauze contractuale standard ale Comisiei Europene, decizii de adecvare ale Comisiei).

Modificări ale politicii

Ne rezervăm dreptul de a actualiza această Politică de Confidențialitate periodic, pentru a reflecta modificările legislative, ale practicilor noastre sau ale tehnologiilor utilizate.

Data ultimei actualizări este indicată în antetul acestei pagini. Pentru modificări semnificative, vom notifica Clienții activi prin email. Recomandăm verificarea periodică a acestei pagini.

Contact & reclamații

Pentru orice întrebare legată de această Politică de Confidențialitate sau pentru a-ți exercita drepturile GDPR, ne poți contacta direct:

Plângere la autoritatea de supraveghere

Dacă consideri că prelucrarea datelor tale personale încalcă prevederile GDPR sau ai nemulțumiri cu privire la modul în care am răspuns solicitării tale, ai dreptul să depui plângere la: